В администрации города Мурманска проведено внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia

В 2020 году в администрации города Мурманска проведено внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia в 141 подведомственной организации. Всего, на сегодняшний день, в администрации города в системе CompanyMedia работает 155 организаций: администрация с разными комитетами и учреждения, подведомственные комитетам по образованию и по жилищной политике. В администрации города Мурманска планируют полный переход на импортонезависимую версию CompanyMedia.

Проект внедрения системы управления документами, задачами и личной продуктивностью CompanyMedia начался в 2012 году. До этого в администрации города Мурманска и ее подразделениях использовались обособленные системы для регистрации входящей, исходящей, внутренней корреспонденции и обращений граждан: MS Access, СЭД Дело и другие. По факту эти системы обеспечивали только регистрацию документов, при этом контроль исполнения осуществлялся делопроизводителями, а вся информация передавалась на бумажных носителях.

СЭД CompanyMedia была выбрана, так как соответствовала всем основным задачам, поставленным при внедрении на тот момент:

• обеспечение регистрации документов в подразделениях администрации города, являющимися отдельными юридическими лицами,
• обеспечение электронного обмена документами между участниками документооборота,
• возможность разграничения доступа к документам, в зависимости от должностных обязанностей пользователей,
• обеспечение контроля исполнения поручений.

Немаловажную роль сыграл тот факт, что вендор — компания «ИнтерТраст», могла предложить услуги по внедрению системы силами сотрудников партнера в городе Мурманске — компании «Кроссджойн». Все работы по внедрению проводились сертифицированными специалистами компании «Кроссджойн». Наличие партнера в городе Мурманске позволило обеспечить качественную и своевременную работу по проекту, обеспечив при этом плотное взаимодействие сотрудников администрации и специалистов партнера.

Во внедренной системе ведется полный цикл работ по входящим, исходящим документам, внутренним и организационно-распорядительным документам, а также обращениям граждан. Обеспечивается контроль исполнения поручений. Внедрено использование КЭП. В администрации города Мурманска руководители используют мобильные рабочие места.

При внедрении системы была осуществлена миграция данных из предыдущих версий различного ПО (MS Access, Дело и другие).

Обучение пользователей производилось в очной форме на рабочих местах заказчика при непосредственном участии специалистов центра обучения компании «ИнтерТраст». В ходе этих консультаций и обучения были разработаны краткие инструкции для пользователей СЭД разных уровней. На данный момент консультирование пользователей осуществляется службой технической поддержки. В случае необходимости, учебным центром «ИнтерТраст» проводятся вебинары в онлайн формате.

Процесс перехода на импортонезависимую СЭД

В 2020 году в администрации г. Мурманск появилась необходимость в тиражировании СЭД на подведомственные организации. Было решено внедрять в новые организации актуальную импортонезависимую систему CompanyMedia, чтобы в дальнейшем все организации, включая администрацию, можно было перевести в единую импортонезависимую среду электронного документооборота CompanyMedia. В результате проекта тиражирования были подключены 141 организация.

В настоящее время система управления документами и задачами CompanyMedia внедрена в 155 системных организациях — непосредственно в администрации и 13 комитетах, а так же в 141 учреждении, подведомственных комитету по образованию администрации и комитету по жилищной политике города Мурманска. В системе работают более 700 пользователей. В администрации города Мурманска планируют полный переход на импортонезависимую СЭД всех организаций.

Зоны ответственности в проекте между специалистами администрации и специалистами компании «Кроссджойн» распределяются следующим образом: ИТ — специалисты заказчика отвечают и обеспечивают работу серверов, регистрацию пользователей, системное администрирование с привлечением для консультаций специалистов вендора. Задачи по внедрению, настройке, доработке модулей СЭД, а также технической поддержке СЭД, решаются партнером с привлечением специалистов вендора при необходимости.

Екатерина Гаврилкевич – начальник отдела СЭД, компании «Кроссджойн»:

Сложно сравнивать практически полностью бумажный документооборот, который имел место до внедрения и систему, которая развивается уже более 8 лет. Несомненно, благодаря реализованному проекту автоматизации в администрации увеличилась скорость обработки документов, появился контроль за их исполнением, в том числе ускорилась реакция по обращениям граждан. В 2020 году оказалось очень важным обеспечить возможность удаленной работы с документами, особенно для руководителей высшего звена и это удалось реализовать с помощью тонкого клиента CompanyMedia и мобильных рабочих мест на планшетах, которые позволили работать из дома.

Дальнейшее развитие СЭД планируется в нескольких направлениях:

• запуск взаимодействия подведомственных учреждений с правительством Мурманской области с использованием МЭДО 2.7.
• перевод всех организаций на импортонезависимую СЭД CompanyMedia,
• увеличение количества пользователей СЭД в организациях,
• подключение новых подведомственных организаций и учреждений,
• интеграция для обеспечения обмена документами между Пенсионным Фондом РФ по Мурманской области и подведомственными учреждениями комитета по образованию.