Проект внедрения системы управления документами, задачами и личной продуктивностью CompanyMedia начался в 2012 году. До этого в администрации города Мурманска и ее подразделениях использовались обособленные системы для регистрации входящей, исходящей, внутренней корреспонденции и обращений граждан: MS Access, СЭД Дело и другие. По факту эти системы обеспечивали только регистрацию документов, при этом контроль исполнения осуществлялся делопроизводителями, а вся информация передавалась на бумажных носителях.
СЭД CompanyMedia была выбрана, так как соответствовала всем основным задачам, поставленным при внедрении на тот момент:
Немаловажную роль сыграл тот факт, что вендор — компания «ИнтерТраст», могла предложить услуги по внедрению системы силами сотрудников партнера в городе Мурманске — компании «Кроссджойн». Все работы по внедрению проводились сертифицированными специалистами компании «Кроссджойн». Наличие партнера в городе Мурманске позволило обеспечить качественную и своевременную работу по проекту, обеспечив при этом плотное взаимодействие сотрудников администрации и специалистов партнера.
Во внедренной системе ведется полный цикл работ по входящим, исходящим документам, внутренним и организационно-распорядительным документам, а также обращениям граждан. Обеспечивается контроль исполнения поручений. Внедрено использование КЭП. В администрации города Мурманска руководители используют мобильные рабочие места.
При внедрении системы была осуществлена миграция данных из предыдущих версий различного ПО (MS Access, Дело и другие).
Обучение пользователей производилось в очной форме на рабочих местах заказчика при непосредственном участии специалистов центра обучения компании «ИнтерТраст». В ходе этих консультаций и обучения были разработаны краткие инструкции для пользователей СЭД разных уровней. На данный момент консультирование пользователей осуществляется службой технической поддержки. В случае необходимости, учебным центром «ИнтерТраст» проводятся вебинары в онлайн формате.
Процесс перехода на импортонезависимую СЭД
В 2020 году в администрации г. Мурманск появилась необходимость в тиражировании СЭД на подведомственные организации. Было решено внедрять в новые организации актуальную импортонезависимую систему CompanyMedia, чтобы в дальнейшем все организации, включая администрацию, можно было перевести в единую импортонезависимую среду электронного документооборота CompanyMedia. В результате проекта тиражирования были подключены 141 организация.
В настоящее время система управления документами и задачами CompanyMedia внедрена в 155 системных организациях — непосредственно в администрации и 13 комитетах, а так же в 141 учреждении, подведомственных комитету по образованию администрации и комитету по жилищной политике города Мурманска. В системе работают более 700 пользователей. В администрации города Мурманска планируют полный переход на импортонезависимую СЭД всех организаций.
Зоны ответственности в проекте между специалистами администрации и специалистами компании «Кроссджойн» распределяются следующим образом: ИТ — специалисты заказчика отвечают и обеспечивают работу серверов, регистрацию пользователей, системное администрирование с привлечением для консультаций специалистов вендора. Задачи по внедрению, настройке, доработке модулей СЭД, а также технической поддержке СЭД, решаются партнером с привлечением специалистов вендора при необходимости.
Екатерина Гаврилкевич – начальник отдела СЭД, компании «Кроссджойн»:
Сложно сравнивать практически полностью бумажный документооборот, который имел место до внедрения и систему, которая развивается уже более 8 лет. Несомненно, благодаря реализованному проекту автоматизации в администрации увеличилась скорость обработки документов, появился контроль за их исполнением, в том числе ускорилась реакция по обращениям граждан. В 2020 году оказалось очень важным обеспечить возможность удаленной работы с документами, особенно для руководителей высшего звена и это удалось реализовать с помощью тонкого клиента CompanyMedia и мобильных рабочих мест на планшетах, которые позволили работать из дома.
Дальнейшее развитие СЭД планируется в нескольких направлениях:
Решение работает на базе сети LTE, что позволяет службам спасения, государственным компаниям и бизнесу не…
Мобильный оператор Газпромбанк Мобайл расширил перечень роуминговых опций и сделал их более удобными и выгодными…
С 26 апреля 2024 года у абонентов #билайна изменится стоимость услуг «Мессенджеры в роуминге» и…
В прошлой моей статье разговор был про хостинг LandVPS с минимальными характеристиками тарифа 1/1/20ГБ, в…
Ситилинк продолжает строительство сети. По состоянию на середину апреля 2024 года в зоне покрытия оператора…
С 18 апреля жители Херсонской и Запорожской областей могут подключиться к новой тарифной линейке «МирТелекома» - «Вся…